Métier : Assistant de manager

L'assistant de manager accompagne au quotidien un directeur ou un chef d'équipe, pour organiser et faciliter ses activités. Au-delà de ces tâches classiques, l'assistant peut exercer beaucoup d'autres fonctions (gestion de budgets, des congés du personnel, etc.). Pour réussir dans ces missions, il faut être polyvalent, discret, disponible, et avoir le sens du service. Eleonor Hily travaille dans un groupe international ; Sylvie Jacquemart a exercé au sein d'une institution publique. Elles partagent avec nous leur expérience et leur point de vue sur leur métier.

Eleonor Hily assiste le directeur du département Sales & Marketing chez Subsea 7, une entreprise qui conçoit, fabrique et installe des infrastructures sous-marines pour la production pétrolière offshore. Parallèlement, elle est maître d'apprentissage dans le cadre du BTS Assistant de manager, proposé en alternance par le CFA SACEF et le lycée Montesquieu du Plessis-Robinson.

Sylvie Jacquemart a été assistante du directeur du pôle Finances, stratégie et participations de la Caisse des Dépôts, pendant trois ans, jusqu'en janvier 2014. Dans le même temps, elle était maître d'apprentissage pour le BTS Assistant de manager.

Eleonor Hily

Un assistant de manager peut travailler au sein de structures très différentes. Chez Subsea 7, un groupe international de 14 000 salariés, Eleonor Hily fait partie d'une équipe de 45 personnes, en charge des ventes et du marketing. À la Caisse des Dépôts, institution financière publique française, l'équipe de Sylvie Jacquemart comptait une vingtaine de collaborateurs.

Des missions très variées, au-delà du secrétariat classique

Au quotidien, l'assistant de manager apporte une aide indispensable à son chef d'équipe. "Chez Subsea 7, j'effectue d'abord des tâches de secrétariat classique : gestion de l'agenda de mon directeur, organisation de ses déplacements, traitement des notes de frais, etc. Plus largement, je suis le référent administratif de tout le département Sales & Marketing", explique Eleonor Hily. Des missions comparables à celles de Sylvie Jacquemart, à la Caisse des Dépôts : "J'encadrais une équipe de trois personnes chargée notamment de l'accueil des visiteurs, de la gestion du courrier et des appels du directeur de pôle. Nous assurions aussi l'organisation des plannings et des déplacements, la préparation des dossiers et le traitement des notes de frais. Outre le secrétariat du directeur, nous avions en charge celui de ses chefs de pôle."

La plupart du temps, les fonctions de l'assistant de manager ne s'arrêtent pas là. Selon la taille de l'organisation et le service où il travaille, plusieurs autres missions peuvent lui être confiées (en matière de ressources humaines, gestion de paie, services généraux et achats, communication, etc.) "Avec mes trois collègues, je gérais aussi les congés de l'équipe du pôle, ainsi qu'un budget dédié à l'achat de fournitures, de repas et de prestations de conseil. Et puis, nous organisions différentes manifestations, comme le repas de fin d'année des collaborateurs", rapporte ainsi Mme Jacquemart. Quant à Mme Hily, elle participe très régulièrement au montage de réponses aux appels d'offres lancés par les clients de son entreprise. "Sur certaines périodes, la mise en forme de ces dossiers occupe une part importante de mon temps", précise-t-elle.

En pratique : quels outils au quotidien ?

L'assistant de manager utilise couramment les outils bureautiques classiques (suite Office, calendriers), et des clients de messagerie comme Outlook pour la gestion des mails. Selon les tâches qui lui sont assignées, il peut aussi employer des logiciels consacrés à la réservation des hôtels ou des salles de réunion, aux demandes d'achat, à la gestion de budget, à la facturation, à la gestion des congés, etc. Par ailleurs, la maîtrise de l'anglais est essentielle pour rédiger certains courriers, recevoir les visiteurs étrangers, etc.

Discrétion, diplomatie, disponibilité : des savoir-être incontournables

Étant donné la variété des missions qu'il exerce, un assistant de manager se doit d'être polyvalent, rigoureux et consciencieux. Il lui faut aussi posséder un grand sens du service et un sens relationnel développé, car il est souvent sollicité par les membres de son équipe : "Savoir communiquer, faire preuve de diplomatie, anticiper les demandes des uns et des autres, prendre des initiatives, être dynamique et réactif… Tout ceci est essentiel dans mon métier !" souligne Mme Hily. Sylvie Jacquemart insiste quant à elle sur la disponibilité, la discrétion et les capacités d'adaptation requises dans l'exercice de ses fonctions : "Un assistant de manager doit être ponctuel, savoir s'adapter à des horaires variables et avoir le sens de la hiérarchie", estime-t-elle.

Toutes deux s'accordent à dire que le métier a de beaux jours devant lui : "L'assistant est un soutien important dans l'activité du directeur, car il lui facilite la tâche au quotidien. Les nouveaux outils informatiques disponibles ont fait évoluer cette profession et ont permis aux assistants d'acquérir de nouvelles compétences, pour remplir des missions plus variées", conclut Mme Jacquemart.

Se former en alternance avec le CFA SACEF
Le BTS Assistant de manager prépare en deux ans à ce métier. Selon Eleonor Hily, l'alternance permet aux étudiants de mieux comprendre les réalités du terrain, et représente un atout majeur pour une future embauche. Pour Sylvie Jacquemart, "l'apprentissage impose un rythme soutenu aux étudiants, mais ce BTS est une très bonne formation, qui peut leur ouvrir de nombreuses portes !"